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建设电子文件与电子档案管理规范条文说明CJJ/117-2007

信息来源:办公室??????发布日期:2016-12-21??????浏览:3798次数

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1.0.1?“加强建设电子文件的归档与管理,建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案,保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用”,既是制定本规范的目的,也是制定本规范的指导思想。
真实、准确、完整、有效是尊重和保持建设电子档案历史原貌的科学要求。保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用是档案归档与管理的目的。
1.0.2 本规范对从事城乡规划、建设及其管理活动的部门与机构产生的建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件的归档和管理具有普遍的适用性。
1.0.3 建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外,尚应执行现行《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分:电子文件归档与档案管理》(GB/T 17678.1)、《电子文件归档与管理规范(GB/T 18894)、《城建档案分类大纲》、《城建档案密级与保管期限表》等规范或文件的规定。
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2.0.1 建设电子文件主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。其中建设系统业务管理电子文件主要产生于建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门,以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位);建设工程电子文件产生于工程建设活动中,主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。
2.0.7 有效性,也可以称作可用性,可用的文件指文件可以查找、检索、呈现或理解,能够表明文件与形成它的业务活动和事件过程的直接关系。
2.0.8 元数据被称作数据之数据.它主要描述电子文件的数据属性。它是一种信息资源组织和管理工具,可以对文件进行详细、全面、规范的描述,保证电子文件能够被准确理解与有效检索,支持电子文件的管理、利用和长期存取,也是检验电子文件真实性、完整性和有效性的依据之一。
2.0.9 运用计算机技术和网络通信技术将电子文件及相关数据进行远程的传递和移交,这种在线式归档,是随着电子文件的产生而产生的新的档案工作方式,它有别于传统的文件、档案的传递和移交。
2.0.10 离线式归档是通过中间载体的转存,来达到将应归档的电子文件及相关数据从原电子文件管理、应用或存储设备传递到档案部门的电子文件管理、应用或存储设备中。
2.0.11 固化是指针对内容信息是由多个电子文件或数据链接组合而成的城建电子文件,为避免其因动态因素造成信息缺损的现象,而将其转换为一种相对稳定的通用文件格式的过程。另外,针对同一保管单元内的各种不同格式的建设电子档案,由于格式复杂多样性给今后电子档案的保管和迁移带来很大的难度和工作量,因此,也可考虑采用信息固化的方式将其转换为一种相对稳定的通用格式。
2.0.13 建设电子文件归档与管理系统是对建设电子文件进行整理归档及管理的信息系统。对建设电子文件的管理,不同于传统的纸质文件,从其形成到利用,都必须依靠一定的技术设备,包括硬件设备和管理软件。功能齐全合理的建设电子文件归档与管理系统能使管理人员对建设电子文件主动管理,保证电子文件归档、检测、安全保管和有效利用。
3?基本规定
3.0.3 建设(城建)档案管理机构是城乡建设(或规划)行政主管部门设置的负责全市城建档案管理工作的机构,或者是受城乡建设(或规划)行政主管部门委托负责全市城建档案管理工作的城建档案馆(室)。
3.0.5 建设电子文件形成单位是指产生建设电子文件的单位,如城乡规划、建设、房地产、市政公用、园林绿化、市容环卫、水务、交通等建设系统行政管理部门,供水、排水、燃气、热力、园林绿化、风景名胜等专业管理单位,以及建设、设计、施工、监理、测量等参与工程建设的单位。
3.0.7 建设电子文件的安全技术措施主要有:网络设备安全保证;数据安全保证;操作安全保证;身份识别方法等。具体应该包括以下方面:
??? 1)建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。
??? 2)设置符合安全要求的操作日志,随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。
??? 3)对电子文件采用防错漏和防调换的标记。
??? 4)对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。
4?电子文件的代码标识、格式与载体
4.0.4 适用于脱机存储电子档案的载体,按照保存寿命的长短和可靠程度的强弱,依次为:一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。
5?建设电子文件的收集与积累
5.2.4 各类建设系统业务管理(或建设工程)电子文件管理登记表(见附录A、附录B)是建设电子文件归档与管理过程中的业务用表。在建设系统各专业业务部门,该表是建设系统业务管理电子文件管理登记表;在参与工程建设的各建设、设计、施工、监理、测量等单位,该表是建设工程电子文件管理登记表。
5.2.9?“电子签章”的含义是,泛指所有以电子形式存在,依附在电子文件并与其逻辑关联,可用以辨识电子文件签署者身份,保证文件的完整性,并表示签署者同意电子文件所陈述事实的内容。目前,最成熟的电子签章技术就是“数字签章”,它是以公钥及密钥的“非对称型”密码技术制作的电子签章。
6?建设电子文件的整理、鉴定与归档
6.1.5?《城建档案分类大纲》是由建设部办公厅1993年8月7日以“建办档[1993]103号”印发的文件。
7?建设电子档案的验收与移交
7.2.2?建设单位向城建档案馆(室)移交建设工程电子档案光盘时可只移交一套,城建档案馆在接受该建设工程电子档案后,应将其导入档案管理系统,补充有关着录数据,并及时刻录光盘三套。
8?建设电子档案的管理
8.2.2 对电子档案载体的定期检测及抽样机读检验应制定详细的计划和严格的制度,一般而言,磁性载体每满2年、光盘每满4年须进行一次抽样机读检验.抽样率不低于10%。
8.2.3,8.3.1 转存和迁移都是保证电子档案永久保存的技术手段。在实际工作中,应将二者有机结合起来,以减少工作量,提高工作效率。
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附录A、附录B、附录C、附录D、附录E、附录F、附录G、附录H的表格名称中,“建设电子文件(档案)”可根据文件(档案)的内容确定是“建设系统业务管理电子文件”还是“建设工程电子文件(档案)”。如:附录C“建设电子文件更改记录表”在针对建设系统业务管理电子文件时,表格名称可确定为“建设系统业务管理电子文件更改记录表”,在针对建设工程电子文件时,表格名称可确定为“建设工程电子文件(档案)更改记录表”。附录A在针对建设系统业务管理电子文件时,该表是“案卷级登记表”;在针对建设工程电子文件时,该表是“项目级登记表”。
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