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城市建设档案着录规范GB/T 50323—2001

信息来源:办公室??????发布日期:2016-12-21??????浏览:2637次数

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1.0.1为建立健全全国统一的城建档案检索体系,提高全国城建档案的管理水平,充分发挥城建档案在城市建设中的作用,制定本规范。
1.0.2本规范适用于各类城建档案的着录工作,不适宜用作城建档案目录的组织方法。
1.0.3城建档案着录除执行本规范外,尚应执行有关标准规范的规定。
2?术语、符号
2.1??
2.1.1城建档案(urban construction archive)
在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
2.1.2建设工程项目(construction project)
具有计划任务书和总体设计,经济上实行独立核算,行政上具有独立组织形式的基本建设项目。一个建设项目可以有多个单项工程,也可以只有一个单项工程。
2.1.3单项工程(single project)
在建设工程项目中,具有独立的设计文件,竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。
2.1.4工程档案(project archive)
工程档案是在整个工程建设过程中,包括从立项、审批到竣工验收备案等一系列活动中直接形成的文字、图表、声像等各种形式的有价值的历史记录。
2.1.5案卷(file)
由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
2.1.6城建档案着录(description of urban construction archive)
编制城建档案目录时,为提取城建档案信息,对城建档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
2.1.7城建档案着录项目(item of description for urban construction archive)
揭示城建档案内容和形式特征的记录事项,分大项、小项和单元。大项主要包括题名与责任者、稿本与文种、密级与保管期限、时间、载体与数量、专业记载、附注与提要、排检与编号等八项。各大项下又分若干小项,小项下又分若干单元。
2.1.8条目(entry)
档案着录的结果,是反映工程(项目)、案卷、文件内容和形式特征的着录项目的组合。
2.1.9着录格式(description form and format)
着录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
2.1.10档案目录(catalogue for archives)
按照一定的次序编排而成的条目汇集,是档案管理、检索和报道的工具。
2.2????
2.2.1着录用符号
为了区分、识别各着录大项、小项或表达着录内容,着录时,必须使用一些特定的符号,这些特定的符号就是着录用符号。着录用各种符号及用途详见下表:
2.2.2着录用符号使用说明
1.“.—”符号占两格,在回行时不应拆开。 “[]”和“()”左右两半各占一格,其
他符号均占一格,前后不再空格。
2.如某个着录大项缺少第一个着录小项时, 应将现在位于首位的小项原规定的着录符号改为“.—” 。
3.不着录的大项、小项或单元,其着录符号应连同该项目一并省略。
3?基本规定
3.1?着录级别与着录详简级次
3.1.1依据着录对象的不同,可将档案着录划分为工程(项目)级、案卷级、文件级三级。
1.工程(项目)级着录是对一个工程(项目)的所有档案的内容及形式特征进行分析、记录。
2.案卷级着录是对一个案卷的档案内容和形式特征进行分析、记录。
3.文件级着录是对一份文件的内容和形式特征进行分析、记录。
3.1.2着录详简级次指着录的详简程度,分为简要级次和详细级次。
1.条目仅着录必要项目的称简要级次。
必要项目包括:正题名、文件编号、工程(项目)地址、第一责任者、时间、专业记载、档号、缩微号、存放地址号、主题词。
2.条目除着录必要项目外,还着录部分或全部选择项目的称详细级次。
选择项目包括:并列题名、副题名及说明题名文字、其他责任者、附件、稿本与文种、密级、保管期限、载体与数量、附注、提要、档案馆代号、电子文档号。
3.2?着录文字要求
3.2.1着录用文字必须规范化。
3.2.2文件编号、时间项、载体与数量项、专业记载项、排检与编号项中的数字一律用阿拉伯数字。
3.2.3其他语种文字档案着录时必须依照其语种文字书写规则。
3.3?着录信息源
3.3.1着录信息来源于被着录的档案。
3.3.2单份文件着录时,主要依据文头、文尾。
3.3.3一个案卷着录时,主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。
3.3.4被着录的档案信息不足时,参考其他有关的档案、资料。
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4?着录项目
4.1?着录项目划分
4.1.1城建档案着录项目共分题名与责任者项、稿本项、密级与保管期限项、时间项、载体与数量项、专业记载项、附注与提要项、排检与编号项等八大项,每大项又分若干小项。详见下表:
4.1.2着录小项下又可分为若干着录单元。如着录小项“题名”下,又可分为“正题名”与“并列题名”两个着录单元。
4.2?着录项目细则
4.2.1题名与责任者项
1.题名
题名又称标题、题目,是直接表达档案中心内容、形式特征的名称。
1)正题名
正题名是档案的主要题名,一般指单份文件文首的题目名称和案卷封面上的题目名称,工程(项目)级的题名指工程或项目的名称。正题名照原文着录。
2)并列题名
以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名。必要时并列题名与正题名一并着录。其前加“=”号。
3)副题名及说明题名文字
副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名照原文着录,正题名能够反映档案内容时,副题名不必着录。说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的文字说明。副题名及说明题名文字前加“; ”号。
2.文件编号
文件编号是文件制发机关、团体或个人编写的顺序号,包括发文字号、图号等,按照原文字和符号着录,其前加“:”号。对于一个工程来讲,其文件编号大致有以下几种:
1)建设工程项目立项批准文件号
建设工程项目立项批准文件号着录计划部门或主管部门批准该工程项目正式立项的文件编号。
2)建设工程规划许可证号
建设工程规划许可证号着录城市规划主管部门对该建设工程项目核发的建设工程规划许可证的编号。
3)建设工程用地规划许可证号
建设工程用地规划许可证号着录城市规划主管部门对该建设工程项目核发的建设工程用地规划许可证的编号。
4)建设工程用地许可证号
建设工程用地许可证号着录城市土地主管部门对建设工程项目核发的土地使用证编号。
5)工程设计(勘察)编号
工程设计(勘察)编号着录建筑设计(勘察)部门对该建设工程项目进行设计(勘察)的编号。
6)建设工程施工许可证号
建设工程施工许可证号着录建设行政主管部门对该建设工程项目核发的施工许可证编号。
7)建设工程竣工验收备案登记号
建设工程竣工验收备案登记号是指建设工程竣工验收后,建设单位向建设行政主管部门报送备案材料时,建设行政主管部门赋予该工程的备案登记编号。
8)工程所在地形图号
指工程所在的1:500 地形图的分幅号。
3.工程(项目)地址
工程(项目)地址指工程项目的建设地点或征地地址。本市工程着录区(县)、街道(乡、路)、门牌号(村、队);外地工程着录省、市(县)、街道(路)名。其前加“:”号。
案卷级和文件级着录,不必着录此项。
4.责任者
责任者指文件材料的形成单位或个人。
1)第一责任者
第一责任者是指列于首位的责任者。着录时其前加“/”号。
2)其他责任者
其他责任者是指除第一责任者以外的责任者,其前加“; ”号。
3)工程(项目)级责任者着录顺序一般为:建设单位(立卷单位)、建设项目(或事由)批准单位、项目(或事由)申请或实施单位。如建设工程(项目)责任者着录顺序为:建设单位、立项批准单位、设计单位、施工单位、监理单位;建设工程(用地)规划管理档案项目级责任者着录顺序为:立卷单位、申请(用地)单位、批准单位(项目批准单位和用地批准单位)、设计单位(或被征地单位)。
4)案卷级责任者一般只着编制单位。
5.附件
是指文件正文后的附加材料,各附件题名前均冠以“+”号。
4.2.2稿本与文种项
1.稿本是指档案的文稿、文本和版本,依实际情况着录为正本、副本、草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、试行本、修订本、复印件等,其前加“.—”号。
2.文种是指文件种类的名称,依实际情况着录为命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、协议书、任务书、施工图、竣工图、鉴定书等。文种前加“:”号。
4.2.3密级与保管期限项
1.密级
1)密级是指文件保密程度的等级, 一般按文件形成时所定密级着录, 对已升、 降、
解密的,应着录新密级。密级前加“.—”号。
2)密级按GB/T7156-1987 第四章文献保管等级代码表划分为六个级别。名称与代码如下表:
3)密级为“公开级” 、 “国内级” 、 “内部级”时,一般不必着录。
2.保管期限
1)保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间, 一般分为永久、 长期、短期三种。保管期限前加“:” 。
2)保管期限一般按案卷组成时所定保管期限着录,对已更改的,应着录新的保管期限。
4.2.4时间项
1.对文件级着录,时间项着录文件形成时间。
一般文书(通知、报告、批复)的形成时间为发文时间;决议、决定、规定为通过时间或发布时间;合同、协议书为签署时间;报表计划为编制时间;工程设计图纸为设计时间;工程竣工图为编制完成时间,如图上没有签注编制完成时间,则以工程竣工时间代替。
2.对案卷级着录,时间项着录案卷内文件起止时间。
一般案卷起止时间为卷内文件形成最早、最晚时间。起止时间着录中间用“-”相连,如:“1987.07.03-1988.12.14” 。
3.对工程级着录,时间项着录工程开、竣工时间或建设工程规划许可证及建设用地规划许可证的批准时间。
4.着录时间时,年、月、日之间用“.”号相隔,如“1985 年12 月10 日”着录为“1985.12.10” 。时间项前加“.—” 。
4.2.5?载体与数量项
1.载体类型
1)载体类型项着录档案载体的物质形态特征。其前加“.—” 。
2)载体类型分为底图、缩微片、照片、底片、录音带、录像带、光盘、计算机磁盘、计算机磁带、电影胶片、唱片等。根据档案实际载体类型着录,除底图外,以纸为载体的档案一律不着录本项。
2.数量及单位
数量用阿拉伯数字,单位用档案物质形态的统计单位,如“页” 、 “张” 、 “卷” 、“袋” 、 “册” 、 “盒”等。着录时其前加“:”号。
3.规格
规格指档案载体的尺寸及型号,着录时其前加“:”号,如“.—5 页:16 开” , “.—2 张:A0” 。
4.2.6专业记载项
本项作为城建档案的专业特征记载项,着录于附注项前。根据着录对象不同分为房屋建筑工程专业记载项(含房屋建筑工程规划管理档案)、市政基础设施工程专业记载项(含市政基础设施规划管理档案)、城市管线工程专业记载项、建设工程用地规划管理专业记载项。本项对工程(项目)级档案是必要着录项目,案卷、文件级档案可不着录。各专业记载项之间加
1.房屋建筑工程专业记载项着录下列内容:
1)建筑面积,2)高度,3)层数,4)结构类型,5)开工时间,6)竣工时间,7)总用地面积,8)总建筑面积,9)幢数,10)工程预算,11)工程决算。
2.市政基础设施工程专业记载项着录下列内容:
1)长度,2)宽度,3)高度,4)跨径,5)结构类型,6)孔数,7)级别,8)荷载,9)净空,10)开工时间,11)竣工时间,12)总用地面积,13)总建筑面积,14)总长度,15)
工程预算,16)工程决算。
3.城市管线工程专业记载项着录下列内容:
1)长度,2)规格,3)材质,4)荷载,5)起点,6)止点,7)总长度,8)开工时间,9) 竣工时间,10)工程预算,11)工程决算。
4.建设工程规划管理档案专业记载项着录下列内容:
1)建筑面积,2)幢数,3)层数,4)长度,5)宽度,6)高度,7)跨度,8)荷载,9)规格,10)级别,11)净空,12)结构类型,13)工程造价。
5.建设工程用地规划管理档案专业记载项着录下列内容:
1)征拨分类,2)用地分类,3)原土地分类,4)用地面积。
4.2.7附注与提要项
1.附注
1)附注项着录各个项目中需要解释和补充的事项,依各项目的顺序着录,项目以外需要解释和补充的列在最后。
2)每一条附注均以“.—”分隔。如每一条附注都分段着录时,可省略该着录符号。
2.提要
1)提要项是对档案内容的简介和评述,应力求反映其主题内容、重要数据(包括技术参数)。
2)提要项在附注项之后另起一段空两个汉字位置着录,一般不超过200 字。
4.2.8排检与编号项
排检与编号项是目录排检和档案馆(室)业务注记项。
1.档号
档号是档案馆(室)在档案整理过程中对档案的编号。档号包括分类号、项目号、案卷号、件号或页号。档号置于条目左上角第一行。档号中各号之间用“-”号,占一个字节。
1)工程(项目)级的档号由分类号、项目号组成。
2)案卷级的档号由分类号、项目号、案卷号组成。即工程(项目)档号+案卷号。
3)文件级的档号由分类号、项目号、案卷号、件号或页号组成。即案卷档号+件号或页号。件号或页号是指案卷内每一文件的顺序号或首页的编号。
2.档案馆代号
档案馆(室)代号按照国家统一规定填写。置于条目右上角第一行。尚无代号的,暂时不填,但应留出位置,以备将来填写。
3.缩微号
缩微号是档案馆(室)赋予档案缩微品的编号,着录于条目左上角第二行,与档案馆代码齐头。
4.电子文档号
电子文档号是档案馆、室管理电子文件的一组符号代码,着录于条目第二行的中间位置。
5.存放地址号
存放地址号着录档案存放处的编号。一般包括库号、列(排)号、节(柜)号、层号,着录于条目右上角第二行。
6.主题词
主题词是揭示档案内容的规范化的词或词组。
1)主题词按照DA/T19-1999《档案主题标引规则》、 《中国档案主题词表》 、 《城建
档案主题词表》等进行标引。
2)主题词着录于附注与提要项之后,另起一段齐头着录。
3)各级着录,一般着录4 至6 个主题词。各词之间空一个汉字位置,一个词或词组不得分两行书写。
5????
5.0.1着录格式按照其表现形式可分为表格式和段落符号式。
5.0.2表格着录格式
1.工程(项目)级条目表格着录格式
按照不同着录对象,工程(项目)级档案表格着录格式分为房屋建筑工程、市政基础设施工程、城市管线工程、建设工程规划管理项目、建设用地规划管理项目、通用工程项目六种。
1)房屋建筑工程项目级表格着录格式(示例见附录A);
2)市政基础设施工程项目级表格着录格式(示例见附录B);
3)城市管线工程项目级表格着录格式(示例见附录C);
4)建设工程规划管理档案项目级表格着录格式(示例见附录D);
5)建设用地规划管理档案项目级表格着录格式(示例见附录E);
6)工程(项目)级通用表格着录格式(示例见附录F)。
2.案卷级条目表格着录格式(示例见附录G)。
3.文件级条目表格着录格式(示例见附录H)。
5.0.3段落符号式着录格式
段落符号式着录格式将着录项目划分为四个段落。第一段落中档号、缩微号分别置于条目左上角的第一、二行,档案馆代号、存放地址号分别置于右上角第一、二行,电子文档号置于第二行的中间位置。第二段落从第三行与档号齐头处依次着录题名与责任者项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体与数量项、专业记载项、附注项,回行时,齐头着录。第三段落另起一行空两格着录提要,回行时与一、二段落齐头。第四段落另起一行齐头着录主题词,各词之间空一格。
1.工程(项目)级段落符号式条目着录格式
档号????????????????????????档案馆代号
缩微号??????电子文档号???????存放地址号
题名=并列题名;副题名及说明题名文字:立项批准文号;
工程规划许可证号;工程用地规 划许可证号;工程用地许可证号;
工程设计(勘察)编号;工程施工许可证号;竣工验收备案登记号;
地形图号:工程地址/第一责任 者;其它责任者.—密级;
保管期限.—工程开竣工日期.—载体类型:数量及单位:规格.—专业记载.—附注
提要
主题词
2.案卷级段落符号式条目着录格式
档号????????????????????????档案馆代号
缩微号 ??????电子文档号???????存放地址号
正题名=并列题名;副题名及题名说明文字:
工程(项目)地址/编制单位.—密级:保管
期限.—案卷内文件起止时间.—载体类型:
数量及单位:规格.—附注
提要
主题词
3.文件级段落符号式条目着录格式
档号????????????????????????档案馆代号
缩微号???????电子文档号??????存放地址号
正题名=并列题名;副题名及题名说明文字:
文件编号/第一责任者;其它责任者.—稿本:
文种.—密级:保管期限.—文件形成时间
.—载体类型:数量及单位:规格.—附注
提要
主题词
5.0.4段落符号式着录条目的形式为卡片式时,卡片尺寸一般为12.5cm×7.5cm,着录时卡片四周均应留1cm 空隙,如卡片正面着录不完,可接背面连续着录。
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